BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Masalah
Toko
Istana Bordir merupakan usaha yang bergerak dalam bidang penjualan
berbagai macam busana bordir,. Toko ini beralamat di Jalan Cibeuti nomor
58 Kota Tasikmalaya, Provinsi Jawa Barat. Pelanggan toko ini tidak
hanya penduduk kota Tasikmalaya saja, tetapi berasal dari berbagai
daerah di selatan pulau Jawa Barat, seperti Ciamis, Ciawi, Cijeunjing,
Garut. Hal ini dikarenakan letak geografis kota Tasikmalaya, dimana
merupakan pusat perekonomian wilayah selatan provinsi Jawa Barat.
Teknologi
infomasi yang tidak mengenal usia dan status pendidikan sangat familiar
dilingkungan masyarakat. Segala bidang kehidupan telah memanfaatkan
teknologi karena keunggulan yang dimiliki. Proses perkembangan teknologi
komputer sangat berperan sekali, itu sebabnya informasi dan pelayanan
yang diberikan teknologi komputer terus dikembangkan agar pengguna dapat
dengan cepat dan mudah mengembangkannya sebagai media yang berkualitas.
Oleh
karena itulah, maka banyak perusahaan dari segala perusahaan
menggunakan internet dalam menjual serta mempromosikan produk secara
online, dikarenakan pemasaran serta penjualan secara online tidak
terhambat oleh waktu dan tempat.
Bidang usaha perdagangan yang
dilakukan oleh Toko Istana Bordir tentunya tidak terlepas dari
persaingan. Dari hasil penilitian di Toko Istana Bordir, penulis
menemukan beberapa masalah yang mungkin terlihat kecil tapi sangat
berpengaruh terhadap sistem pemasaran yang sedang berjalan. diantara
permasalahan itu adalah kurang optimalnya strategi promosi dalam sistem
pemasaran yang sedang berjalan di Istana Bordir. Dari hasil kuisioner
yang penulis lakukan kepada konsumen di Istana Bordir, hasil polling
penyebaran brosur kalah dibandingkan dengan hasil informasi dari
internet dan teman. Hasil ini menggambarkan bagaimana tidak efektifnya
penyebaran brosur yang dilakukan kepada konsumen berbanding terbalik
dengan biaya cukup besar yang dikeluarkan untuk membuat brosur tersebut.
Salah
satu aspek yang paling mendukung untuk mengatasi masalah yang ada
adalah e-commerce. Dengan e-commerce, calon pembeli dapat mengetahui
info mengenai produk secara detail, seperti harga, model, ukuran, merek,
dan sebagainya. Selain itu, e-commerce juga dapat menghubungkan penjual
dan pembeli yang berbeda tempat, dan tidak akan menjadi kendala dalam
melakukan transaksi penjualan seperti pemesanan dan pembayaran.
Selain
itu, dengan merancang sistem informasi penjualan dengan menggunakan
fasilitas internet sebagai media komunikasi diharapkan terjadinya proses
penjualan yang lebih cepat .
Dengan dilatar belakangi masalah
tersebut, maka penulis tertarik untuk menyajikan judul “Perancangan
E-Commerce Di Toko Istana Bordir Kota Tasikmalaya.”
1.2. Indentifikasi Masalah
Berdasarkan
latar belakang penelitian yang telah diuraikan diatas, maka Penulis
dapat mengidentifikasikan masalah sebagai berikut :
1. Sering
terjadinya keluhan dalam omzet penjualan karena belum mencapai target
yang ditentukan dikarenakan persaingnan penjualan yang cukup ketat.
2. Strategi promosi yang kurang efektif dan membutuhkan biaya operasional yang cukup tinggi.
3. Konsumen masih banyak yang belum mengenal produk-produk baru yang di jual di Toko Istana Bordir Kota Tasikmalaya.
1.3. Batasan Masalah
Sehubungan
dengan keterbatasan penulis dalam melaksananakan penelitian ini dan
agar masalah yang akan diteliti tidak terlalu luas, maka
pembatasan-pembatasan masalah dalam penelitian ini adalah :
1.
Sistem yang dibangun berupa website e-commerce yang menyediakan
informasi untuk barang yang dijual di Toko Istana Bordir Kota
Tasikmalaya.
2. Sistem ini hanya berlaku untuk Toko Istana Bordir Kota Tasikmalaya.
1.4. Maksud Dan Tujuan Penelitian
1.4.1. Maksud Penelitian
Adapun
maksud yang ingin dicapai dari pembuatan sistem pemasaran di dalam
dunia internet yaitu untuk merancang sebuah system penjualan dan
pemasaran secara online.
1.4.2. Tujuan Penelitian
Tujuan dari penelitian ini adalah:
1. Memahami keuntungan internet dalam dunia bisnis.
2. Mengetahui secara mendalam prosedur yang baik dan benar dalam menjalankan bisnis menggunakan internet.
3. Memberikan kemudahan kepada konsumen untuk melakukan transaksi secara online.
4.
Memperkenalkan/mempromosikan secara meluas keberadaan Toko Istana
Bordir Kota Tasikmalaya kepada seluruh kalangan masyarakat luas
khususnya wilayah Tasikmalaya.
5. Menarik konsumen baru dengan
mengembangkan saluran pemasaran dan distribusi melalui pemasaran dan
periklanan di dalam dunia internet.
1.5. Kegunaan Penelitian
Dari
penelitian ini diharapkan akan diperoleh informasi yang akurat dan
relevan yang dapat berguna Toko Istana Bordir Kota Tasikmalaya, penulis
maupun bagi pembaca.
1.5.1. Kegunaan Teoritis
Kegunaan
penelitian ini bagi penulis adalah dapat membandingkan antara
konsep-konsep yang telah dipelajari dengan praktiknya di dunia nyata
yang ada kaitannya dengan pemasaran dan penjualan di dunia internet dan
juga bisa dijadikan sebagai bahan referensi untuk pengembangan sistem
selanjutnya.
1.5.2. Kegunaan Praktis
Dengan adanya sistem
pemasaran dan penjualan di dalam dunia internet ini diharapkan Toko
Istana Bordir Kota Tasikmalaya dapat berkembang dengan mudah dan cepat
dikenal oleh khalayak ramai, baik konsumen Tasikmalaya khususnya dan
seluruh kalangan masyarakat indonesia maupun mancanegara umumnya dimasa
yang akan datang, sehingga dapat meningkatkan omzet penjualan.
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1. Konsep Dasar Perancangan
2.1.1. Pengertian Perancangan
Perancangan adalah langkah pertama dalam fase pengembangan rekayasa produk atau sistem. Perancangan itu adalah proses penerapan berbagai teknik dan prinsip yang bertujuan untuk mendefinisikan sebuah peralatan, satu proses atau satu sistem secara detail yang membolehkan dilakukan realisasi fisik. Fase ini adalah inti teknis dari proses rekayasa perangkat lunak. Pada fase ini elemen-elemen dari model analisa dikonversikan. Dengan menggunakan satu dari sejumlah metode perancangan, fase perancangan akan menghasilkan perancangan data, perancangan antar muka, perancangan arsitektur dan perancangan prosedur.
2.1.2. Langkah-langkah Perancangan
Banyak langkah yang perlu dilakukan dalam perancangan perangkat lunak. Langkah-langkah tersebut menggambarkan beberapa hal berikut :
1. Struktur data.
2. Struktur program
3. Karakteristik antar muka.
4. Detail prosedur yang merupakan sintesa dari keperluan-keperluan informasi.
Perancangan data adalah langkah pertama dari empat kegiatan perancangan dalam rekayasa perangkat lunak. Aktivitas utama dalam perancangan data adalah memilih gambaran logic dari struktur data yang dikenali selama fase spesifikasi dan pendefinisian keperluan. Pemilihan ini melibatkan analisis algoritma dari alternative struktur dalam rangka menentukan perancangan yang paling efisien.
2.2. Internet Marketing
2.2.1. Pengertian Internet Marketing
“Internet berasal dari kata “Interconnected Networking”, yaitu sebuah jaringan yang menghubungkan antara satu komputer dengan komputer yang lainnya di seluruh dunia dengan menggunakan protocol standar TCP (Transmission Control Protocol)/IP (Intenet Protocol)”. Bisa diartikan sebagai global network of computer networks atau sebuah jaringan komputer dalam skala global/mendunia.
Pemasaran (Marketing) adalah “kinerja aktivitas bisnis yang mengatur aliran barang dan jasa dari produsen ke konsumen”.
Dengan kata lain pengertian dari internet marketing adalah “pemasaran produk atau pelayanan jasa lewat intenet”. Banyak nama yang dipakai dalam kalangan masyarakat untuk istilah internet marketing, diantaranya yaitu E-commerce, Online Marketing, bisnis Online dan sebagainya. “E-commerce atau electronic commerce merupakan salah satu teknik memasarkan produk secara langsung yang dilakukan melalui jaringan internet”.
“Bisnis Online bisnis dengan menggunakan media internet sebagai media pemasaran suatu produk atau jasa”.
Internet telah memberikan banyak manfaat untuk pemasaran, salah satunya adalah biaya yang lebih rendah dan memiliki kemampuan lebih besar untuk mendistribusikan informasi dan media ke khalayak ramai. Kegiatan pemasaran Internet umumnya meliputi atau berkisar pada hal-hal yang berhubungan dengan pembuatan produk periklanan, pencarian prospek atau pembeli dan penulisan kalimat-kalimat pemasaran atau copywriting. Pemasaran internet ini secara umum meliputi kegiatan pembuatan desain web (web design), periklanan dengan menggunakan banner, promosi perusahaan lewat jejaring sosial, surat elektronik atau e-surat (e-mail), pemasaran afiliasi (affiliate marketing), advertensi interaktif (interactive advertising) dan lain-lain.
2.2.2. Internet Promotion
“Internet promotion atau dengan kata lain adalah sebuah upaya atau usaha untuk mempromosikan sesuatu melalui media internet dimana akan diperuntukan bagi siapapun yang sudah memiliki produk”. Produk tersebut bisa berupa toko online, bisnis online, atau bisa juga berupa event-event. Produk tersebut dipromosikan melalui internet supaya ada begitu banyak orang yang mengetahuinya dan pada akhirnya mengikuti instruksi yang disampaikan melalui pesan-pesan promosi tersebut.
Pada prinsipnya, internet promotion sangatlah sederhana yaitu hanya berupa pemberitahuan mengenai keberadaan dari alamat website.
2.2.3. Keuntungan Dan Kerugian Internet Marketing
“Salah satu kemudahan dalam bisnis online adalah proses pemasarannya yang simpel”.
Internet marketing menyajikan berbagai manfaat, baik bagi para calon pembeli maupun bagi para pemasok (produsen, pedagang) barang dan jasa.
Manfaat bagi pembeli, internet marketing menyajikan tiga manfaat utama, yaitu :
1. Kenyamanan berbelanja.
2. Tersedianya informasi yang dibutuhkan.
3. Penghematan waktu dan tenaga.
Sedangkan manfaat untuk pemasok/pedagang diantaranya :
1. Semua perusahaan yang ingin mempromosikan produk mereka melalui internet dapat melakukannya.
2. Biaya perdagangan rendah.
3. Jarak calon pembeli tidak menjadi halangan.
4. Memperoleh tanggapan dari pembeli.
5. Melakukan penyesuaian strategi pemasaran produk.
Disamping bermanfaat transaksi bisnis melalui jaringan internet juga mengandung resiko, diantaranya :
1. Komunikasi bisnis tidak aman.
2. Rendahnya hasil penjualan yang dapat dicapai.
3. Ganguan pencoleng atau hacker.
Khusus untuk bisnis online di bidang pakaian jadi, beberapa kekurangan yang mungkin timbul, antara lain :
1. Ukuran/size untuk pakaian yag tidak sama.
2. Keinginan untuk memegang dan mencoba bahan.
2.2.4. E-Commerce
E-Commerce adalah konsep baru yang menggambarkan proses pembelian dan penjualan atau pertukaran produk, jasa, dan informasi melalui jaringan komputer termasuk internet
E-Commerce dapat diartikan secara dekat. yaitu dapat dikatakan mencakup hanya transaksi bisnis yang disetujui dengan pelanggan dan pemasok dan sering digambarkan sebagai bagian dari internet, mengingat tidak ada alternative lain untuk komunikasi. Ada tiga pilar elektronik yang menyokong proses-proses pasar terbuka yaitu: informasi elektronik, hubungan elektronik, dan transaksi elektronik .
2.2.5. Klasifikasi E-Comerce
Penggolongan e-commerce yang lazim dilakukan orang ialah berdasarkan sifat transaksinya, yaitu sebagai berikut :
1. Business-to-business (B2B)
Kebanyakan e-commerce yang diterapkan saat ini merupakan tipe B2B. e-commerce tipe ini meliputi transaksi IOS yang digambarkan tadi serta transaksi antar organisasi yang dilakukan di electronic market. Contohnya Wal-Mart dengan Warner-Lambert.
2. Business-to-consumer (B2C)
Ini merupakan transaksi eceran dengan pembeli perorangan. Pembeli khas di Amazon.com adalah seorang konsumen atau seorang pelanggan.
3. Consumer to-consumer (C2C)
Dalam kategori ini, seorang konsumen menjual secara langsung ke konsumen lainnya. Contohnya adalah ketika ada perorangan yang melakukan penjualan di classified ads dan menjual properti rumah hunian, mobil dan sebagainya.
4. Non Busuness E-Commerce
Dewasa ini makin banyak lembaga non-bisnis seperti lembaga akademis, organisasi nirlaba, organisasi keagamaan, organisasi sosial, dan lembaga-lembaga pemerintahan yang menggunakan berbagai tipe e-commerce untuk mengurangi biaya atau untuk meningkatkan operasi dan layanan publik.
5. Intrabusiness (Organazional) E-Commerce
Yang termasuk ke dalam kategori ini adalah semua aktivitas intern organisasi, biasanya dijalankan di internet, yang melibatkan pertukaran barang, jasa atau informasi. Akivitas yang tercakup dapat beragam tingkatannya, mulai penjualan produk perusahaan ke pekerja, hingga pelatihan secara online dan pemangkasan biaya. Perhatikan bahwa apa yang penulis sebut sebagai IOS merupakan bagian dari B2B. Electronic market, di sisi lain dapat diasosiasikan dengan B2B atau B2C.
2.2.6. Manfaat E-Commerce
Berikut adalah sisi positif dari e-commerce, yaitu :
1. Jangkauan pasar akan lebih luas, mencakup seluruh dunia.
2. Waktu kerja yang fleksibel, anda dapat membuka toko selama 24 jam, 7 hari dalam seminggu dan tanpa libur.
3. Dapat menambahkan barang pada toko tanpa harus memikirkan tempat menaruh barang tersebut.
4. Konsumen akan memproleh informasi barang secara detail.
5. Bisa meniadakan adanya calo/perantara perdagangan.
6. Menghemat ruang toko (secara fisik) juga sumber daya manusia yang dipekerjakan.
2.2.7. Keterbatasan E-Commerce
Adapun sisi negatif dari e-commerce, yaitu :
1. Kelemahan sistem yang digunakan, ada kemungkinan adanya pembajakan kartu kredit, hacking ke situs atau pencurian data pelanggan.
2. Jenis dan kualitas barang tidak sesuai dengan keinginan konsumen. Namun hal ini dapat di antisipasi dengan melakukan pengepakan barang yang bagus dan menggunakan jasa pengiriman yang terpercaya.
2.2.8. Media Internet Marketing
Media yang banyak digunakan untuk mendukung jalannya sistem informasi internet marketing diantaranya :
1. Website
“World Wide Web (WWW), lebih dikenal dengan web, merupakan salah satu layanan yang didapat oleh pemakai komputer yang terhubung dengan internet.”
Web pada awalnya adalah ruang informasi dalam internet, dengan menggunakan teknologi hyperteks, pemakai dituntun untuk menemukan informasi dengan mengikuti link yang disediakan dalam dokumen web yang ditampilkan dalam browser web.
"Website adalah sebuah sistem di internet yang memungkinkan setiap orang tampil 24 jam sehari, khususnya dokumen yang ditempatkan dikomputer yang tersambung di internet sepanjang hari”.
“Web-Administrator atau Web Master merupakan nama sebutan bagi orang-orang yang berprofesi sebagai pembuat dan pengelola website”.
Dengan kata lain melalui sebuah Website dapat mencari sebuah informasi yang diinginkan, serta dapat saling bertukar informasi melalui Website atau sebuah komunikasi data. Website atau situs juga dapat diartikan sebagai kumpulan halaman yang menampilkan informasi data teks, data gambar diam atau gerak, data animasi, suara, video dan atau gabungan dari semunya, baik yang bersifat statis maupun dinamis yang membentuk satu rangkaian bangunan yang saling terkait dimana masing-masing dihubungkan dengan jaringan-jaringan halaman (hyperlink). Bersifat statis apabila isi informasi website tetap, jarang berubah, dan isi informasinya searah hanya dari pemilik website, bersifat dinamis apabila isi informasi website selalu berubah-ubah, dan isi informasinya interaktif dua arah berasal dari pemilik serta pengguna website.
“Tidak ada karya manusia yang benar-benar asli. Yang berarti bahwa setiap karya manusia akan selalu berulang, yang ada hanyalah pencampuran dan penggabungan dari karya-karya yang ada”
Web memudahkan pengguna komputer untuk berinteraksi dengan pelaku internet lainnya dan menelusuri informasi di internet.
Beberapa alasan web digunakan oleh perusahan maupun instansi yang merupakan sebagian dari strategi teknologi informasinya adalah :
a. Akses informasi mudah.
b. Setup server lebih mudah.
c. Informasi mudah di distribusikan
d. Bebas platform.
2.2.9. SEO (Search Engine Optimization)
“SEO adalah sebuah teknik (cara) untuk meningkatkan Page Rank (peringkat situs) agar Search Engine selalu menampilkan situs pada urutan teratas setiap kata kunci pencarian tertentu”.
Semakin tinggi suatu website muncul dalam daftar hasil pencarian Search Engine, semakin banyak pula pengunjung yang akan diterima dari Search Engine. SEO menargetkan beberapa macam pencarian, termasuk pencarian gambar, pencarian lokal, pencarian video dan pencarian berdasarkan bidang yang lebih spesifik.
Sebagai salah satu strategi internet marketing, SEO mempertimbangkan cara kerja search engine dan apa yang dicari oleh orang. Mengoptimalkan sebuah website pada dasarnya meliputi perubahan konten dan HTML dan coding yang berhubungan untuk meningkatkan kaitan dengan kata kunci tertentu dan mengindeks agar muncul di Search Engine.
2.3. Sistem
2.3.1. Pengertian Sistem
Terdapat beberapa definisi sistem yaitu :
“Sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur atau variabel-variabel yang saling terorganisasi, saling berinteraksi, dan saling bergantung sama lain”.
“Sistem dapat didefinisikan dengan pendekatan prosedur dan dengan pendekatan komponen. Dengan pendekatan prosedur, sistem dapat didefinisikan sebagai kumpulan dari prosedur-prosedur yang mempunyai tujuan tertentu. Sedang dengan pendekatan komponen, sistem dapat didefinisikan sebagai kumpulan dari komponen yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya membentuk satu kesatuan untuk mencapai tujuan tertentu”.
“Sistem adalah sebuah tatanan yang terdiri atas sejumlah komponen fungsional (dengan tugas/fungsi khusus) yang saling berhubungan dan secara bersama-sama bertujuan untuk memenuhi suatu proses/pekerjaan tertentu”.
“Sistem adalah sekumpulan elemen yang mana setiap elemen memiliki fungsi masing-masing dan secara bersama-sama menjalankan fungsi dari sistem tersebut”.
“Perancangan sistem adalah tahap awal dimana pendekatan awal untuk menyelesaikan masalah dipilih. Selama perancangan sistem, struktur keseluruhan diputuskan. Arsitektur sistem adalah suatu cara pengorganisasian sistem kedalam apa yang dinamakan subsistem- subsistem. Arsitektur sistem menyediakan konteks darimana keputusan yang lebih rinci dilakukan pada tahap selanjutnya. Dengan membuat keputusan peringkat tinggi yang dapat diaplikasikan pada sistem secara terbatas, perancang/analisis sistem membagi-bagi permasalahan kedalam subsistem-subsistem sehingga pekerjaan selanjutnya dapat dikerjakan oleh orang lain yang bekerja secara mandiri pada subsistem-subsistem yang berbeda”.
2.3.2. Karakteristik Sistem
Suatu sistem mempunyai karakteristik/sifat-sifat tertentu, yaitu :
1. Komponen-komponen
Komponen sistem atau elemen sistem dapat berupa :
a. Elemen-elemen yang lebih kecil yang disebut sub system, misalkan sistem komputer terdiri dari sub system perangkat keras, perangkat lunak dan manusia.
b. Elemen-elemen yang lebih besar yang disebut supra system. Misalkan bila perangkat keras adalah sistem yang memiliki sub system CPU, perangkat I/O dan memori, maka supra system perangkat keras adalah sistem komputer.
2. Batas Sistem
Batas sistem (System Boundary) merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai suatu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup dari sistem tersebut.
3. Lingkungan Luar Sistem
Lingkungan dari sistem adalah apapun di luar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut. lingkungan luar yang menguntungkan merupakan energi dari sistem dan dengan demikian harus tetap dijaga dan dipelihara. Sedang lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, kalau tidak akan mengganggu kelangsungan hidup dari sistem.
4. Penghubung
Penghubung atau biasa disebut Connect merupakan media perantara antar subsystem. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsystem ke subsystem lainnya. Output dari satu subsystem akan menjadi input untuk subsystem yang lainnya dengan melalui penghubung. Dengan penghubung satu subsystem dapat berinteraksi dengan subsystem yang lainnya membentuk satu kesatuan yang utuh.
5. Masukan (Input)
Masukan adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa maintenance input dan sinyal input. Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Sinyal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran.
6. Keluaran (Output)
Keluaran (Output) adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsystem yang lain atau kepada supra system.
7. Pengolah (Process)
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah atau sistem itu sendiri sebagai pengolahnya. Pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan berupa bahan baku dan bahan-bahan yang lain menjadi keluaran berupa barang jadi.
8. Sasaran Atau Tujuan.
Suatu sistem pasti mempunyai tujuan atau sasaran. Jika suatu sistem tidak mempunyai sasaran atau target, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya.
2.3.3. Klasifikasi Sistem
Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang, diantaranya adalah sebagai berikut :
1. Sistem Abstrak (Abstract System) dan Sistem Fisik (Physical System)
Sistem Abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik, misalnya system teologi, yaitu sistem yang berupa pemikiran-pemikiran hubungan antara manusia dengan Tuhan.
Sistem Fisik adalah sistem yang ada secara fisik, misalnya sistem komputer, sistem akuntansi dan lain sebagainya.
2. Sistem Alamiah (Natural System) dan Sistem Buatan Manusia (Human Made System)
Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat oleh manusia, misalnya sistem perputaran bumi.
Sistem buatan adalah sistem yang dirancang dan dibuat oleh manusia, karena menyangkut sistem yang melibatkan manusia dengan suatu mesin, disebut man-machine system. Sistem informasi merupakan contoh man-machine system yang berinteraksi dengan manusia.
3. Sistem Tertentu (Deterministic System) dan Sistem Tak Tentu (Probabilistic System)
Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi sehingga keluaran dari sistem sudah dapat diramalkan. Sistem komputer adalah contoh dari sistem tertentu yang tingkah lakunya dapat dipastikan berdasarkan program-program yang dijalankan.
Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak diprediksi karena mangandung unsur probabilitas.
4. Sistem tertutup (Closed System) dan Sistem Terbuka (Open System)
Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya turut campur tangan dari pihak diluarnya. Secara teoritis sistem tertutup ini ada, tetapi kenyataannya tidak ada sistem yang benar-benar tertutup, yang ada hanyalah relatively closed system (secara relative tertutup, tidak benar-benar tertutup). Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk lingkungan luar atau subsystem yang lainnya. Karena sistem sifatnya terbuka dan terpengaruh oleh lingkungan luarnya, maka suatu sistem harus mempunyai suatu sistem pengendalian yang baik, sistem yang baik harus dirancang sedemikian rupa, sehingga secara relative tertutup karena sistem tertutup akan bekerja secara otomatis dan terbuka hanya untuk pengaruh yang baik saja.
2.3.4. Struktur Fisik Sistem
Struktur fisik sistem dibagi menjadi lima bagian antara lain :
1. Perangkat Keras
Perangkat keras bagi suatu sistem informasi terdiri dari komputer (pusat pengelola, unit input, unit output, unit penyimpan file dan sebagainya), peralatan penyimpanan data dan terminal input atau output.
2. Perangkat Lunak
Perangkat lunak dibagi menjadi tiga jenis utama yaitu :
a. Sistem perangkat lunak umum seperti sistem pengoperasian dan sistem manajemen data, yang memungkinkan pengoperasian sistem komputer.
b. Aplikasi perangkat lunak umum seperti model analisis dan keputusan.
c. Aplikasi perangkat lunak yang terdiri atas program yang secara spesifik dibuat untuk tiap aplikasi.
3. File
File yang berisikan program dan data dibuktikan dengan adanya media penyimpanan fisik (pita komputer, paket piringan dan sebagainya), yang disimpan di perpustakaan file. File juga meliputi keluaran yang tercetak dan catatan lain misalkan diatas kertas micro film.
4. Prosedur
Prosedur merupakan fisik karena prosedur disediakan dalam bentuk seperti buku panduan dan intruksi.
Tiga jenis prosedur yang dibutuhkan yakni :
a. Intruksi untuk pemakai.
b. Intruksi untuk penyiapan masukan.
c. Intruksi pengoperasian untuk pegawai pusat komputer.
5. Personalia Pengoperasian
Operator komputer, analisis sistem, pembuatan program, personalia menyiapkan data (operator mesin pons, operator mesin piringan, dan sebagainya), pimpinan sistem operasi.
2.4. Informasi
2.4.1. Pengertian Informasi
“Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang berguna bagi para pemakainya”.
Akibat bila kurang mendapatkan informasi dalam waktu tertentu organisasi akan mengalami ketidakmampuan mengontrol sumber daya, sehingga dalam mengambil keputusan-keputusan strategis sangat terganggu, yang pada akhirnya akan mengalami kekalahan dalam bersaing dengan lingkungan pesaingnya.
“Informasi menentukan hampir setiap elemen dalam kehidupan manusia. Informasi sangat penting artinya karena tanpa informasi hampir semuanya tidak dapat dilakukan dengan baik”.
Di samping itu, sistem informasi yang dimiliki seringkali tidak dapat bekerja dengan baik. Masalah utamanya adalah bahwa sistem informasi tersebut terlalu banyak informasi yang tidak bermanfaat atau berarti. Memahami konsep dasar informasi adalah sangat penting dalam mendesain sebuah sistem informasi yang efektif. Menyiapkan langkah atau metode dalam menyediakan informasi yang berkualitas adalah tujuan dalam mendesain sistem baru.
“Manajemen modern mengikutsertakan informasi sebagai sumber daya penting yang setara dengan sumber daya manusia, uang, mesin, dan material. Informasi adalah suatu bentuk penyajian data yang melalui mekanisme pemrosesan yang berguna bagi pihak tertentu sebagai bahan untuk pengambilan keputusan”. Informasi didapatkan dari pengolahan atau pemrosesan data.
Gambar 2.1.
Pengolahan Data
Informasi merupakan sumber daya yang mahal harganya, semakin berkualitas suatu informasi maka semakin mahal harganya. Untuk mendapatkan informasi yang berkualitas tidak terlepas dengan bagaimana mengelola informasi tersebut, hal ini tidak terlepas dari apa yang disebut manajemen informasi, yaitu segala aktivitas untuk memperoleh informasi, menggunakannya dengan efektif dan membuangnya pada saat yang tepat.
Dari berbagai definisi para ahli di atas dapat disimpulkan bahwa informasi adalah data yang sudah diolah, dibentuk atau dimanipulasi sesuai dengan keperluan tertentu, atau hasil dari pengolahan data yang secara prinsip memiliki nilai atau value yang lebih dibandingkan data mentah. Informasi dapat juga diartikan suatu data untuk diolah lagi dan menjadikan informasi sesuai dengan keperluan unit kerja tertentu. Informasi dapat juga dibuat untuk keperluan manajemen sesuai dengan unit kerjanya pada tingkatnya masing-masing.
2.4.2. Karakteristik Informasi
Bahwa karakteristik informasi adalah penerima informasi mengalami perubahan dari kondisi (state) belum mengetahui menjadi kondisi (state) mengetahui.
Perubahan ini mengandung unsur tidak terduga, informasi yang benar dan baru dapat mengoreksi dan mengkonfirmasi sebelumnya.
2.4.3. Ciri-ciri Informasi
Informasi, dalam lingkup sistem informasi, memiliki beberapa ciri :
1. Benar atau salah
Ini dapat berhubungan dengan realitas atau tidak. Bila penerima informasi yang salah mempercayainya, akibatnya sama seperti yang benar.
2. Baru
Informasi dapat sama sekali baru dan segar bagi penerimanya.
3. Tambahan
Informasi dapat memperbaharui atau memberikan tambahan baru pada informasi yang telah ada.
4. Korektif
Informasi dapat menjadi suatu koreksi atas informasi salah atau palsu sebelumnya.
5. Penegas
Informasi dapat mempertegas informasi yang telah ada. Ini masih berguna karena meningkatkan persepsi penerimanya atas kebenaran informasi tersebut.
2.4.4. Kualitas Informasi
Informasi yang berkualitas harus akurat, tepat pada waktunya dan relevan.
1. Akurat
Berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias atau menyesatkan. Akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan maksudnya. Informasi harus akurat karena dari sumber informasi sampai ke penerima informasi kemungkinan terjadi gangguan (noise) yang dapat merubah atau merusak informasi tersebut.
2. Tepat waktu
Berarti informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Informasi yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi. Karena informasi merupakan landasan di dalam pengambilan keputusan. Bila pengambilan keputusan terlambat, maka dapat berakibat fatal bagi organisasi. Saat ini mahalnya nilai informasi disebabkan harus cepatnya informasi itu didapat sehingga diperlukan teknologi-teknologi mutakhir untuk mendapatkan, mengolah dan mengirimkannya.
3. Relevan
Berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang berbeda-beda.
Jhon burch dan Gary Grudnitsky menggambarkan dari kualitas informasi dengan bentuk bangunan yang ditunjang oleh tiga pilar.
Lihat gambar dibawah ini :
Gambar 2.2.
Pilar Kualitas Informasi.
2.4.5. Siklus Informasi
Data yang diolah melalui suatu model tersebut kemudian menjadi informasi, penerima kemudian menerima informasi tersebut, membuat suatu keputusan dan melakukan tindakan, yang berarti menghasilkan suatu tindakan yang lain yang akan membuat sejumlah data kembali. Data tersebut akan ditangkap sebagai input, diproses kembali lewat suatu model dan seterusnya membentuk suatu siklus. Siklus ini oleh John Burch disebut dengan siklus informasi (Information Cycle).
Gambar 2.3.
Siklus Informasi